5 สัญญาณเตือน ถึงเวลาที่ออฟฟิศคุณต้องใช้ IT Outsource ดูแลระบบ
ยุคนี้ระบบ IT ร่วงแค่นาทีเดียว งานก็ชะงัก แถมอาจเสียโอกาสทางธุรกิจไปเต็ม ๆ ถ้าออฟฟิศของคุณเริ่มมี 5 สัญญาณเตือนต่อไปนี้ อาจถึงเวลาที่ควรดึงทีม IT Outsource เข้ามาช่วยดูแลระบบอย่างจริงจัง
IT Outsource ไม่ได้มีหน้าที่แค่แก้คอมเสีย แต่สามารถช่วยดูแลตั้งแต่ Desktop Support, Server, Network, Call Center, Security Awareness, Preventive Maintenance ไปจนถึงการวางแผนระบบ IT ระยะยาวให้เหมาะกับเป้าหมายของบริษัท
5 สัญญาณเตือนว่า IT ในออฟฟิศเริ่มมีปัญหา
- พนักงานเสียเวลาแก้ปัญหา IT เองจนไม่ได้ทำงานหลัก
เปิดเครื่องไม่ติด ปริ้นเตอร์ไม่ออก อีเมลมีปัญหา WiFi/VPN ใช้งานไม่ได้ หรือต้องนั่งลงโปรแกรมเอง ปัญหาเล็ก ๆ เหล่านี้กินเวลาทำงานมากกว่าที่คิด
ทางแก้: ใช้บริการ Desktop Support เข้ามาช่วยดูแล OS, Office, อีเมล, WiFi/VPN ไปจนถึงการติดตั้งอุปกรณ์ใหม่ เลือกได้ทั้งจ่ายรายครั้งแบบ On-Demand, เหมาดูแลรายปีแบบ Annual Care หรือส่งคนมาสแตนด์บายดูแลประจำเดือน - ไม่มีช่าง IT เฉพาะทาง และไม่มีคนคอยเฝ้าระวังอุปกรณ์
พอเจอเคสยาก ๆ อย่าง Server หรือ Network ร่วง คนในออฟฟิศอาจไม่มีความเชี่ยวชาญพอในการวิเคราะห์และกู้ระบบให้กลับมาเร็ว
ทางแก้: ใช้ On-site IT Engineer จัดส่งวิศวกรผู้เชี่ยวชาญเข้าประจำออฟฟิศ คอยประสานงาน Multi-vendor ตรวจเช็กความสมบูรณ์ของระบบ และทำ Preventive Maintenance ให้อุปกรณ์พร้อมใช้งานตลอดเวลา - แจ้งเรื่องไปแล้วเงียบกริบ ตามงานไม่ได้เลย
ถ้าไม่มีช่องทางแจ้งปัญหาที่เป็นระบบ เคสอาจตกหล่น ไม่มีใครอัปเดตสถานะ และพนักงานไม่รู้ว่าปัญหาจะถูกแก้เมื่อไหร่
ทางแก้: ใช้บริการ Call Center Handling มีศูนย์รับเรื่อง 24 ชม. มีระบบ Ticket คอยบันทึกและอัปเดตสถานะปัญหาชัดเจน พร้อมส่งช่างเข้า On-site ตามเวลา SLA ที่ตกลงไว้ - พนักงานเสี่ยงโดนหลอกให้คลิกลิงก์ Phishing
จุดอ่อนที่สุดของระบบไซเบอร์คือคน การกดลิงก์แปลกปลอมในอีเมลเพียงครั้งเดียว อาจทำให้บริษัทโดน Ransomware หรือข้อมูลรั่วไหลได้
ทางแก้: ใช้ Phishing & Security Awareness ด้วย KnowBe4 เพื่อซ้อมส่งอีเมลทดสอบพนักงาน พร้อม E-learning สั้น ๆ ให้พนักงานรู้เท่าทันภัยไซเบอร์ และช่วยสนับสนุนมาตรฐาน PDPA และ ISO ขององค์กร - ระบบ IT เก่าเกินไป ไม่รองรับการเติบโตของบริษัท
อยากขยายทีม เพิ่มระบบ หรือปรับปรุง Infrastructure แต่ไม่รู้ว่าจะเริ่มตรงไหน และจะซื้ออุปกรณ์อย่างไรให้คุ้มงบ
ทางแก้: ใช้ IT Consultation ให้ผู้เชี่ยวชาญเข้ามาตรวจสุขภาพระบบแบบ Infra Health Check พร้อมให้คำปรึกษาทางไกล เพื่อวาง Roadmap ระบบ IT ให้เหมาะกับเป้าหมายและงบประมาณของบริษัท
เปรียบเทียบชัด ๆ ระหว่าง IT In-House vs IT Outsource
| มุมมองการจัดการ | IT In-House | IT Outsource |
|---|---|---|
| โครงสร้างงบประมาณ | จ่ายเงินเดือน สวัสดิการ และโบนัสคงที่ทุกเดือน ไม่ว่าจะมีเคสน้อยหรือมาก | จ่ายตามแพ็กเกจการใช้งานจริง เช่น รายครั้ง รายปี หรือจัดส่งคนประจำ |
| ความครอบคลุมของทักษะ | รู้ลึกในระบบเดิมของบริษัท แต่อาจต้องใช้เวลาศึกษาเพิ่มเมื่อเจอเทคโนโลยีใหม่ | มีทีมงานหลายสาย เช่น Network, Server, Security และ User Support ให้ดึงมาช่วยตามเคส |
| ความต่อเนื่องของงาน | หากพนักงานลาป่วย ลากิจ หรือลาออก งานส่วนนั้นอาจชะงักชั่วคราว | มีทีมงานสำรองสับเปลี่ยนเข้าดูแลแทน ตามข้อตกลงระดับการบริการ หรือ SLA |
| ช่องทางแจ้งเรื่อง | ส่วนใหญ่แจ้งตรงผ่านพนักงาน ทัก Line โทรหา หรือเดินไปบอกที่โต๊ะ | แจ้งผ่าน Call Center มีระบบบันทึกเคส และอัปเดตสถานะปัญหาอย่างเป็นระบบ |
| การฝึกอบรมไซเบอร์ | ต้องจัดหาคอร์สหรือวิทยากรภายนอกเข้ามาอบรมเป็นครั้งคราว | มีระบบจำลอง Phishing และ E-learning พร้อมใช้งาน |
| การดูแลระบบเชิงป้องกัน | เน้นแก้ปัญหาหน้างานเป็นหลัก หากงานยุ่งอาจไม่มีเวลาทำ Preventive Check | มีรอบเข้าตรวจเช็กสภาพเครื่องและระบบ หรือ Preventive Maintenance ตามรอบ |
| รูปแบบการเข้าหน้างาน | ประจำที่ออฟฟิศ แก้ปัญหาได้ทันทีที่โต๊ะ | มีทั้งส่งช่างเข้าตามเคสแบบ On-Demand, แบบ NBD หรือจัดส่งคนประจำออฟฟิศ |
เลือกแบบไหนให้เหมาะกับออฟฟิศคุณ?
เลือก IT In-House หาก องค์กรมีระบบเฉพาะตัวซับซ้อนมาก ต้องการคนคอย Standby ตลอดเวลา และมีงบประมาณเพียงพอสำหรับเงินเดือน สวัสดิการ การอบรม และการรักษาพนักงานระยะยาว
เลือก IT Outsource หาก ต้องการคุมงบประมาณอย่างยืดหยุ่น อยากได้ทีมงานหลายสายมาช่วยดูแล และไม่อยากแบกรับความเสี่ยงเวลาพนักงาน IT ลาออก ลาป่วย หรือไม่พร้อมปฏิบัติงาน
คำถามที่พบบ่อย
Q: รูปแบบการให้บริการ IT Outsource มีแบบไหนบ้าง?
A: มีหลากหลายตามความต้องการ เช่น ส่งช่างเข้าหน้างานตามเคสแบบ On-Demand, เหมาดูแลรายปีแบบ Annual Care หรือจัดส่งวิศวกรประจำออฟฟิศแบบ Dedicated Engineer
